Les journalistes recourent fréquemment aux communiqués de presse pour leurs travaux de recherche, en vue de rédiger leurs propres articles. Il est donc important que les documents que vous destinez aux médias répondent à certains critères. Si ceux-ci seront remplis, vos documents seront pris au sérieux par les rédactions, qui les intégreront à leur travail de presse. Nous avons réalisé pour vous une synthèse des principes fondamentaux les plus importants pour rédiger un bon communiqué de presse.
Un communiqué de presse a pour objectif d’informer les médias et le public. Les journalistes constituent le groupe cible principal d’un communiqué de presse. Ce sont eux qui jugent si un thème donné est déterminant pour leur activité rédactionnelle, et s’il mérite d’être intégré à un article. Un communiqué de presse est très semblable à un article classique, rédigé par une ou un journaliste. Il répond aux cinq questions de base (Qui? Quand? Où? Quoi? Pourquoi?) en un seul paragraphe, le chapeau, et devrait être rédigé de manière factuelle.
L’objectif d’un communiqué de presse est d’attirer l’attention du public. Dans les rédactions, les gens de médias jouent donc pour vous un rôle d’amplificatrices et d’amplificateurs. Vous devez les convaincre de l’intérêt de votre message. Il est donc important pour vous de formuler clairement votre message principal. Ainsi, les journalistes comprendront plus facilement les informations contenues dans un communiqué de presse. Cela vous aide par ailleurs à attirer l’attention des médias sur les éléments du communiqué de presse qui vous paraissent les plus importants. Le message principal devrait donc également apparaître dans le titre du communiqué de presse. Voici quelques exemples de messages principaux: commercialisation d’un nouveau produit ou d’un nouveau service, changement de personnel important au niveau du management, distinction.
Si votre communiqué de presse a une valeur informative, il attirera très certainement l’attention des médias. Les gens de médias gardent toujours la valeur informative à l’esprit. Cette valeur informative peut résulter de l’actualité de l’information, de sa pertinence, de son importance ou de son caractère inattendu. Si votre communiqué de presse comprend l’un de ces facteurs au moins, il y a de fortes chances que les médias le prennent en considération.
Les chiffres tirés du dernier rapport de gestion, l’acquisition d’un nouveau client, un anniversaire, une fusion avec une autre entreprise, l’annonce d’un nouveau produit ou d’un événement sont autant d’exemples d’occasions possibles de communiquer.
Afin d’atteindre les journalistes adéquats en rédaction, il est important de définir précisément le groupe cible. Vous simplifiez ainsi le travail des gens de médias en leur proposant des thèmes qui leur conviennent. Vous favorisez ainsi le bon accueil de votre travail de presse et de relations publiques. Les groupes cibles peuvent être des spécialistes, vos clientes et clients, la concurrence, mais aussi le personnel de votre propre entreprise. Mais vos contenus peuvent également s’avérer intéressants pour un secteur d’activité précis, revêtir un aspect local ou international.
Identifiez les médias déterminants pour le thème que vous abordez. Repérez les thèmes que les différents rédactrices et rédacteurs d’un média abordent.
Apprenez le mode de travail des médias que vous ciblez et leurs exigences en matière de matériel destiné aux médias. Le calendrier de vos médias principaux est également important. En fonction de leur rythme de parution, les conférences de rédaction peuvent être quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. C’est une information importante: en effet, c’est lors de ces séances de rédaction que sont définis les thèmes retenus pour la prochaine édition. Enfin, il est recommandé de connaître le moment de clôture de rédaction des périodiques imprimés. Cette échéance est très variable, en fonction du rythme de parution du média: elle tombe chaque jour (bien entendu) pour les journaux quotidiens, 2 à 5 jours avant la date de parution pour les hebdomadaires, voire une à deux semaines avant la date de parution pour les périodiques spécialisés, qui ne paraissent souvent que toutes les 6 à 8 semaines.
renteriaUn communiqué de presse se compose en général d’un titre (Headline), d’une introduction (Lead ou Teaser) et du texte proprement dit. Il inclut encore du texte passe-partout (Boilerplate) et les coordonnées de contact pour les médias.
Le titre est la partie la plus importante d’un communiqué de presse. C’est grâce à lui qu’un communiqué de presse sera lu, ou pas. Il est important parce qu’en raison de la grande quantité d’informations que les rédactions reçoivent chaque jour, quelques secondes sont décisives pour accrocher les gens de médias. Le titre doit être court et frappant.
Également nommée Lead ou Teaser, l’introduction contient les éléments les plus importants du communiqué. Il doit susciter la curiosité de la lectrice ou du lecteur et l’inciter à poursuivre sa lecture. C’est là que vous répondez aux cinq questions de base (qui, quoi, quand, où, comment, pourquoi). Vous y mentionnez les messages principaux de votre communiqué et donnez à vos lectrices et lecteurs la possibilité de savoir si l’information est pertinente pour eux. Un Lead ne devrait pas excéder 3 à 5 phrases.
Quelles sont les questions de base?
La partie principale de votre communiqué de presse va du deuxième au cinquième paragraphe. De manière assez complète, vous y donnez des détails et des informations de fond sur ce que vous souhaitez communiquer. Vous y répondez aux questions de base les moins importantes. En cas de textes d’une certaine longueur couvrant plusieurs aspects, il est judicieux d’introduire des sous-titres et d’articuler le texte en paragraphes bien structurés. Des citations émanant de la direction de l’entreprise ou du service de gestion de produits, par exemple, peuvent aussi trouver place dans la partie principale de votre communiqué de presse. La partie principale du communiqué de presse doit rester courte et frappante, sans langue de bois.
Les Boilerplates sont de brefs paragraphes rédigés à l’avance. Ils contiennent des informations de fond sur l’entreprise ou sur une organisation. Ces informations peuvent porter sur les effectifs du personnel, la date de fondation de l’entreprise ou sa gamme de produits. Les Boilerplates trouvent place à la fin d’un communiqué de presse. En évitant de longues recherches aux gens de médias, ils leur permettent d’économiser un temps précieux. Aucun communiqué de presse ne devrait omettre les coordonnées pour les médias. L’indication d’un point de contact permet aux journalistes de prendre contact rapidement et simplement avec vous s’ils ont besoin d’éclaircissements supplémentaires.
Les éléments visuels permettent d’attirer l’attention sur un communiqué de presse. Ils rendent l’information plus claire et plus accrocheuse. Les images, les graphiques et les vidéos publiés avec un communiqué de presse favorisent l’attention que les gens de médias porteront à vos informations. Le texte que vous destinez aux médias devrait donc toujours s’accompagner de matériel visuel. Il est important ici que ce matériel réponde aux attentes du journalisme. Évitez donc les logos sur la photo de votre directeur ou les éléments de Corporate Identity trop voyants.
Veillez aussi à fournir des photos dans une résolution suffisante (300 dpi pour les médias imprimés, 72 dpi pour un usage en ligne). D’ailleurs, fournissez votre matériel iconographique en formats portrait et paysage. Cela permettra aux journalistes de trouver aisément la photo qui convient à leur média.
Encore un point important : définissez clairement le droit d’utilisation des images, des vidéos et des fichiers audios, ainsi que les modalités de mention des sources. Ces aspects doivent être juridiquement irréprochables.
Pour que votre communiqué de presse atteigne les groupes cibles adéquats, il est essentiel de disposer d’une liste de distribution aux médias bien tenue et à jour. Le développement d’une liste de distribution aux médias prend du temps et accapare des ressources. Sa tenue à jour et l’actualisation des contacts demande beaucoup de travail et de temps. C’est là qu’interviennent des opérateurs externes tels que news aktuell, qui s’occupent précisément de ce type de travail.
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